برای درک بهتر یک نرم افزارمالی خوب در وحله اول به تعریف نرم افزار حسابداری میپردازیم:
نرم افزار حسابداری برای مدیریت معاملات مالی استفاده می شود. این برنامه کامپیوتری را می توانید برای انجام و مدیریت امور مالی در کسب و کارهای ساده و کلان به کار ببرید.
چرا از نرم افزار حسابداری استفاده می کنیم؟
استفاده از نرم افزار حسابداری موجب کاهش بروز اشتباهات در امور مالی و حسابداری شرکت می شود.
کاهش و حذف خطاهای انسانی و افزایش دقت در محاسبات در هنگام استفاده از نرم افزار حسابداری موجب رواج استفاده از آن شده است. در هنگام پردازش حساب ها به روش دستی امکان اشتباه بسیار بیشتر می باشد. همچنین با استفاده از نرم افزار سرعت بیشتری در پردازش اطلاعات خواهیم داشت
کاربرد نرم افزار های حسابداری و مالی
- نرم افزار حسابداری مورد استفاده در فروشگاه ها و مغازه ها
- نرم افزار های حسابداری مورد استفاده در شرکت ها و کارگاه های تولیدی
- نرم افزار های مورد استفاده در کارخانه ها، ادارات و شرکت ها
- و…
این خلاصه توضیحات” لازمه درک مفهوم حسابداری و سهولت در انجام کار با نرم افزار حسابداری است حال با فرض مهم بودن این مسئله به بررسی ویژگی های یک نرم افزارمالی خوب میپردازیم:
-1 ارائه گزارش های مالی کاربردی و دقیق:
این خصوصیت از مهم ترین ویژگی های یک نرم افزارحسابداری خوب است نرم افزار حسابداری باید بتواند گزارش های دقیق قانونی مورد نیاز سازمان را نیز ارایه کند. گزارش های مالیات بر ارزش افزوده، مالیات حقوق کارکنان و گزارش خرید و فروش فصلی از این دست گزارشها هستند.
این نرم افزار باید راهی برای وارد کردن بدهی های حساب، مطالبات قابل دریافت، موجودی، داراییها، بدهیها، درآمد و هزینه ها و غیره با یک رابط یکپارچه فراهم کند
2- رابط کاربری ساده و قوی:
یک نرم افزار حسابداری با محیطی گرافیکی ساده” قوی و کاربر پسند کار با نرم افزار را آسان خواهد کرد. حسابدار باید بتواند به راحتی نرم افزار را فرابگیرد و به سرعت بتواند به تسلط کافی دست یابد. سادگی و در عین حال کاربردی بودن نرم افزار، ویژگی کمیابی است که اگر حسابدار به آن دست یابد بهرهوری کاریاش افزایش و تنشهای کاریاش کاهش مییابد.
3- قابلیت ارتقاء و بهروزرسانی:
با بهروزرسانیهای به موقع، نرم افزار شما از اکثر تهدیدات و اشکالات احتمالی در امان است. همچنین برای همگام شدن با تغییرات قوانین مالیاتی، الگوهای حسابداری و غیره، نرم افزار شما باید تواناتر و مجهزتر شود. این امر تنها با ارتقا و بهروزرسانی مناسب امکانپذیر است
4-یکپارچگی و قابلیت ادغام با دیگر سیستم های حسابداری:
صرفا ثبت سند حسابداری برای یک سازمان کافی نیست. سازمانها فعالیتهای متعددی از جمله کنترل عملیات چک، کنترل حسابهای بانکی، انبارداری، خرید از تامین کنندگان،مدیریت فروش، محاسبه دستمزد پرسنل و… دارند؛ تمامی اطلاعات گفته شده، درنهایت تبدیل به موجودی های مالی سازمان میشوند. یکپارچگی سیستم حسابداری به سازمان کمک میکند، اطلاعات به شکل منسجمی ثبت شوند؛ در نتیجه، دوباره کاری پیش نمی آید و تجمیع اطلاعات به شکل سازمان یافته دردسترس خواهد بود
5-تضمین امنیت اطلاعات
از مهمترین اطلاعات موجود در یک سازمان، اطلاعات مالی است، عدم ثبت اطلاعات مالی یا سوءاستفاده از این اطلاعات میتواند آسیبهای جدی به سازمان وارد کند. حساسیت نسبت به امنیت اطلاعات از موارد کلیدی در تهیهٔ نرم افزار است؛ در این مسیر، تعداد مشتریان شرکت ارائهدهندهٔ نرم افزار، رضایت مشتریانش و اعتبار شرکت ارائهدهنده در بازار میتواند از امنیت اطلاعات مالی، به حسابداران اطمینان دهد.
6-مناسب با نیاز مندی های کسب و کار مختلف:
هر کسب و کار با توجه به زمینهٔ فعالیت در حوزههای مختلف، از جمله بازرگانی، تولیدی و… نیازمند راه حل ویژهٔ آن کسب و کار است؛ نرم افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. برای نمونه، یک شرکت فعال در حوزهٔ پیمانکاری نیازمند نرم افزاری است که بتواند موضوعات مهم این حوزه مانند قراردادها و پروژهها را به لحاظ مالی مدیریت کند
7-قابلیت توسعه نرم افزار:
اصولا کسب و کارها به امید رشد و توسعه فعالیت میکنند. رشد در یک سازمان میتواند افزایش تعداد پرسنل، افزایش میزان فروش و گردش مالی باشد. ممکن است سازمانی که پنج نفر پرسنل دارد صرفا با یک سیستم حسابداری بتواند امور مالی خود را مدیریت کند. در آینده که تراکنشهای مالی افزایش مییابد، سازمان باید سیستم دریافت و پرداخت و خزانه داری اضافه کند، شاید هم تعداد پرسنل در چند سال افزایش یابد و نیازمند به سیستم حقوق و دستمزد باشد.
8-پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش:
شرکتی که نرم افزار حسابداری تولید میکند باید خیال حسابداران را بابت پاسخ گویی به پرسشهایشان راحت کند، خریداران نرم افزار باید اطمینان داشته باشند که متناسب با نیازشان هر زمانی که بخواهند میتوانند مسائلشان را برطرف کنند و کارشناسان پشتیبانی آن نرم افزار، باید پاسخ گویی و رفع مسئله مشتری را مهمترین مسئولیتشان بدانند. خدمات پس از فروش و پشتیبانی با کیفیت، نیازمند زیرساختی قوی و رقابتی است تا سازمان بتواند به شکلی شایسته درخواست و مسئله مشتری را مدیریت کند.
در نظر داشته باشید قیمت محصولی که میخرید صرفا بابت نرم افزاری که تهیه میکنید نیست. تمامی موارد بالا در قیمت و هزینههای آتی سازمان شما تأثیرگذار هستند. نرم افزاری که قابلیت گزارشدهی ندارد، قدرت تحلیل به حسابدار شما نمیدهد،
9-قیمت خرید نرم افزار:
فراگیری و تسلط بر آن دشوار است، قابلیت گسترش مطابق با رشد سازمان شما را ندارد، کیفیت پشتیبانی فنی آن پایین است و… به طور جدی به کسب و کار شما لطمه میزند و هزینههای جبرانناپذیری بر سازمان وارد میکند.
در نتیجه
ویژگی های نرم افزار حسابداری به کسب و کارها اجازه دادهاند تا اطلاعات دقیق عملکرد مالی را ارائه دهند. نرم افزارهای حسابداری ابری باعث کاهش زمان صرف شده برای ورود اطلاعات به سیستم میشوند.
گردآورنده : فاطمه حسنجانی روشن